最佳工作方法

工作總是做不完!時間不夠用!總是加班!
你也有這樣的想法嗎?
來看看每天掌握數十個案子和客戶的資深獵才顧問Sandy,是怎麼有效利用時間的!

一、時間規劃:

  1. 拆分時間達到最有效利用

想想自己的年度規劃是什麼,由此回推每季、每月要達成什麼目標。如果一開始就想像年目標有點困難,不如從季度目標開始吧!

這一季你目標要完成哪些專案呢?再拆分到每月、每週、甚至每日的進度。資深獵才顧問Sandy建議在一週開始之前就設定當週計畫,並將每天的工作時間拆分成上、下半天,分別要專注執行哪項專案,也先設定好要從何著手。

練習將大目標拆分成每日任務,並且設定檢查點,確保自己有在時間內完成自己設下的小目標,絕對不可以輕易幫自己找藉口、放過自己!


照片來源:Jessica Lewis Creative: https://www.pexels.com/zh-tw/photo/i-phone-3361483/

          2.輔助工具推薦

2-1 線上日曆(Google Calendar):設下每個時間點該完成的任務,並提醒自己應該在該時段完成。

2-2 待辦清單(Google Keep / Microsoft To Do):
a.寫下包含人、事、時等清楚資訊的待辦事項。不用過度修飾美化,需要一眼就能看懂要做什麼。
b.對於重要但沒有那麼緊急的事項先列在清單內,利用零碎時間慢慢填上內容。零碎時間例如通勤時間、會議和會議的中間時段,又或者可以在上網搜尋相關資料的時候將片段重點節錄放在同個記事本內。


照片來源:Ivan Samkov: https://www.pexels.com/zh-tw/photo/3c-7213439/

二、面對不在計劃內的事項,該怎麼解決?

面對突發事項,有四項建議:

  1. 判斷急迫程度:請先靜下來思考這件事情的緊急重要程度,是否真的現在非做不可?如果是不用立即處理的事情,可以先寫在待辦事項內,在手上任務進行到一個段落時再執行。
  2. 製作問題集:工作上如果有常被詢問到的問題,可以整理屬於你的問題集,當又被問到相同問題時可以請對方按照步驟解決。
  3. 職責確認:必須清晰了解自己的職責在哪,哪些事情是自己的責任,哪些事情其實是他人的功課?在職場上面對非自己職責內的事項,應該學會適時的拒絕,將自身有限的時間發揮最大的效能。
  4. 加速自己的工作速度:當資歷越深,職責越大時,不免時間還是會被部署、同仁、客戶等切割。這時候應該回過頭思考自己的工作效能還能如何優化,不斷在更短的時間完成任務。


照片來源:olia danilevich: https://www.pexels.com/zh-tw/photo/macbook-4974914/

三、導入緊急、重要的象限思維

在規劃時間時除了了解本身職責外,請使用此象限輔助決定哪些事情要『現在做』,哪些事情可以『晚點做』,哪些事情『有空再做』,落實把時間花費在重要的事情上面。

  1. 重要+緊急:馬上執行。
    像是突發狀況,或是需要在時限內完成的計劃或工作。例如現在有份報告如果不在一小時內修改並寄出,主管的會議就會開天窗,那麼這件任務絕對需要馬上執行!
  2. 重要+不緊急:確保自己每天都有在執行,就算是一點點都好,否則他在某一天將變成重要又緊急,需要馬上處理的事項!
    像是長期規劃、增進能力、準備工作等。例如為了健康需要保持運動、為了提升自己的工作能力,設定每日閱讀50頁相關書籍等。
  3. 不重要+緊急:思考是否可以授權給他人做。
    工作上的瑣事或干擾。急迫但卻不重要的任務通常是跟別人有關、與自己工作目標不相關的事。例如會議前突然要複印文件,或者突然來的一個電話。如果一定要處理,應該盡量花少一點的時間。這種任務最會悄悄偷走你的時間!當沒有判斷重要性,只埋頭不斷完成這些任務時,即使在待辦事項打了多少勾,整體的工作進度仍不會有多大的進步。
  4. 不重要+不緊急:有空再做。
    像是與工作目標無關,也沒有時間壓力的事。可以等到有空的時候再做,例如幫電腦備份。值得一提的是這邊的工作如果沒有定期檢查還是可能會突然變成重要又緊急的事!所以還是需要定期回顧檢查 。


照片來源:H&L Management Consultants

四、總結

工作的性質有很多,但每個人的時間都是24小時,如何好好運用時間將是每個人的課題。條列本文三大重點如下,願大家都能善用時間完成任務!

  1. 認同自己每天花費的時間,都做了哪些事?
  2. 清楚職責,對自己或對別人,都應學會在適當的時機說『不』
  3. 清晰了解自己的『目標』,設定執行方案和檢查點,確保自己在正確的道路上
    延伸閱讀:KPI VS OKR

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